Alur Purchasing Pada Umumnya

 Disclaimer dulu, jadi ini berdasarkan apa yang saya pelajari dari buku, kursus, dan simulasi staff purchasing yang saya buat pakai AI. Meskipun pakai AI, namun dalam jangka waktu yang lama dan berulang-ulang tetap saja kan jadi nempel di otak ya alur kerjanya. pembuatan tulisan ini tidak dibantu AI sama sekali ya ges.

okay langsung saja.

Misalnya di industri garmen.

Karena industri ini sifatnya tidak benar-benar push ke arah pasar melainkan pull. yang mana demand datang berupa pesanan, bukan berupa hasil forcasting data pemasaran. meskipun saya rasa forcasting lebih sering terjadi di pihak pemesan.

🟩 Kalau industrinya FMCG beda lagi, misalnya industri biskuit. mereka mendapatkan informasi jumlah produksi yang akan dibuat berdasarkan sistem push. mereka melakukan forcasting demand dengan melihat data penjualan selama beberapa minggu terakhir untuk produk baru, dan beberapa bulan terakhir untuk produk yang sudah stabil. juga harus dapat mempertimbangkan faktor non data seperti event-event tertentu di mana permintaan produk tinggi. misalnya saat bulan Ramadhan dan hari raya Idul Fitri.

Ketika pesanan diterima oleh bagian pemasaran, maka pesanan tersebut akan diteruskan ke bagian produksi atau PPIC. dari PPIC ini akan dibuat jadwal produksi, kebutuhan material (berdasarkan bill of material), mesin dan kebutuhan tenaga kerja.

Setelah bagian PPIC melakukan kalkulasi kebutuhan bahan, mereka mulai membuat list daftar material yang perlu dibeli menjadi dokumen PR (purchase requisition). Pada dokumen ini bagian PPIC harus menjelaskan spesifikasi dan syarat material yang digunakan, misalnya bahan dasar, warna, ukuran ketebalan, kelembutan, kerapatan material, dan syarat lain seperti tahan air.

Setelah disetujui oleh atasan di produksi, dokumen ini (PR) diserahkan kepada bagian purchasing/pembelian.

Bagian purchasing mendapatkan permintaan pembelian (PR) dari PPIC. hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan validasi pesanan, yaitu melakukan pengecekkan ke gudang untuk melihat stok bahan (safety stock) yang masih tersedia. lalu melakukan validasi spesifikasi apakah semua yang dipesan sudah sesuai atau perlu dilakukan revisi kembali oleh PPIC. jika dinilai sudah oke, maka akan dilanjutkan tahap berikutnya. dalam pembelian bahan, staff purchasing harus memahami fungsi dari buffer, yaitu membeli lebih untuk meminimalkan dampak waste agar produksi tidak kekurangan bahan.

Karena mungkin dalam satu PR dibutuhkan bermacam material berdasarkan pada BOM yang akan diproduksi, saya mau fokus ke sebuah material saja di sini. misalnya kancing dengan logo khas produk. dengan permintaan spesifikasi seperti ini contohnya: berbahan plastik tertentu (dengan spesifikasi tertentu), tulisan merek melingkar, dan warna merah.

Selanjutnya staff purchasing akan membuat dokumen request for quotation atau request for proposal. setelah itu memilih antara 3 - 5 atau lebih vendor/supplier untuk dikirimkan dokumen tersebut.

Tahap selanjutnya adalah menunggu respon dari setiap supplier untuk memberikan penawaran terbaik mereka. proses ini menurut saya mirip seperti proses tender (memang tender sih kalau pakai RFP). dari sini setiap supplier akan memberikan dokumen penawaran mereka. namun terkadang terdapat masalah seperti ada supplier yang memiliki respon lambat sehingga dapat memundurkan waktu pemilihan, jadi sebaiknya menggunakan deadline.

Selanjutnya setelah menerima penawaran dari masing-masing supplier (misalnya ada 5). staff purchasing harus melakukan pemilihan supplier. melakukan benchmarking untuk melihat siapa supplier yang memiliki penawaran terbaik di antara 5 supplier.

Dibuatlah tabel perbandingan menggunakan Excel. di mana di dalam tabel ini akan memiliki kolom nama supplier, kualitas bahan, ukuran, MOQ, lead time, Harga, dan sebagainya.

Namun ada masalah lain yang perlu sedikit dibereskan. salah satunya adalah ukuran material. mungkin saja supplier A menggunakan ukuran kilogram sementara supplier B menggunakan ukuran jumlah unit, di lain pihak supplier C menggunakan ukuran lain. maka setiap ukuran harus disesuaikan berdasarkan ukuran yang ditetapkan PPIC. menurutku menyamakan ukuran setiap vendor berarti juga menyesuaikan harga. misalnya asalnya per kilo dijadikan per unit, maka harga yang dipakai adalah harga per kilo dibagi total unit dalam 1 kilo bahan.

Setelah perbandingan dilakukan, staff purchasing akan memilih 1 supplier dan 1 alternatif. di titik ini staff purchasing akan melakukan negosiasi lebih detail lagi dengan supplier terpilih. negosiasi dapat berupa keuntungan finansial ataupun keuntungan waktu dan lainnya.

Misalnya negosiasi harga, apakah supplier akan menurunkan harga materialnya? jika supplier mampu maka lanjutkan transaksi, jika supplier merasa keberatan, maka lanjutkan negosiasi. jika supplier keberatan untuk menurunkan harga, maka pilihan staff purchasing adalah menawarkan sejumlah opsi. Misalkan menawarkan sistem pembayaran yang lebih menguntungkan bagi supplier seperti pembayaran di muka dinaikkan menjadi 60% sisanya 40% dalam 60 hari namun staff purchasing meminta penurunan harga 3%. jika hal ini menarik, supplier akan senang hati menerimanya setelah mereka berdiskusi dengan pihak internal mereka.

Jika hal tersebut masih tidak mampu menurunkan harga. maka harus dipilih opsi lain yang menguntungkan perusahaan (tetap berprinsip win-win solution).

misalnya:

menetapkan pembayaran kredit 60 hari.

memberikan penawaran kerjasama untuk periode tertentu.

meminta MOQ yang lebih rendah dengan janji pembelian berulang.

Namum ada titik di mana kebutuhan perusahaan bersifat urgent. maka negosiasi yang dilakukan bisa sebaliknya. misalnya ketika ada pesanan tidak terduga, PPIC meminta material untuk dipercepat datangnya. maka staff purchasing harus melakukan negosiasi. untuk mempercepat lead time misalnya dengan memilih logistik yang lebih cepat namun berisiko biaya lebih mahal. hal tersebut harus dipilih.

oke. setelah negosiasi dengan supplier utama selesai, saatnya membuat PO atau purchase order. sebuah dokumen resmi untuk meminta supplier memproduksi/mengirim barang sesuai dengan ketentuan spesifikasi, harga, leadtime, logistik, dan term of payment yang disetujui.

--- Fungsi supplier alternatif atau cadangan adalah ketika supplier utama tidak mampu untuk menyanggupi permintaan pesanan.

Jika pakai sistem ERP, proses ini akan berlangsung di dalam sistem ERP secara otomatis.

Supplier: oke ada pesanan, kerja kerja kerja....

Setelah PO dikirim dan dikonfirmasi oleh pihak supplier, staff purchasing menentukan jadwal kedatangan material dan menginformasikan kepada bagian gudang untuk mempersiapkan penerimaan di jadwal yang sudah ditentukan.

Bagian gudang akan melihat jadwal tersebut dan akan mempersiapkan area bongkar muat dan lokasi kosong di dalam gudang untuk menyimpan barang pada jadwal yang sudah ditentukan.

Sebuah truk datang membawa material yang dipesan di depan gudang.

Proses penerimaan barang dimulai, sebagai staff purchasing akan menerima sejumlah dokumen seperti surat jalan/delivery order. pada proses penerimaan barang ini akan dilakukan validasi jumlah dan spesifikasi barang rill dengan jumlah dan spesifikasi yang ada di dokumen DO dan PO. Dilakukan juga pemeriksaan dengan dibantu oleh staff quality control untuk menentukan apakah material yang dipesan sudah sesuai atau apakah ada yang rusak.

jika tidak sesuai, maka perlu koordinasi dengan pihak supplier. misalnya jumlah kurang dari total yang diperlukan atau sebagian barang ada yang rusak. Dokumentasikan hasil perhitungan maupun hasil QC sebagai bukti.

Jika hasilnya ternyata oke semua, maka bagian gudang akan memulai memindahkan barang ke dalam gudang. Good receipt, akan mengubah jumlah barang (aset) di dalam sistem (misalnya ERP).

Sebagai staff purchasing, langkah selanjutnya adalah melakukan validasi antara PO, DO, dan invoice yang dikirimkan oleh supplier untuk meminta pembayaran. ketiga dokumen tersebut diperiksa terutama pada bagian harga per unit. apakah semua sesuai. 

Jika ada ketidaksesuaian, maka harus dikonfirmasi kembali ke pihak supplier yang mengeluarkan invoice/faktur.

jika semuanya sesuai, tahap selanjutnya adalah menyerahkan invoice kepada bagian finance untuk dilakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan term of payment.

oke, dari sini tugas purchasing sudah beres.

selanjutnya purchasing akan melakukan evaluasi untuk supplier ini, seperti kualitas, harga, dan lead time, apakah semuanya sesuai? jika ada yang tidak sesuai, maka akan mempengaruhi nilai evaluasi terhadap supplier tersebut.

bayangkan pak, saya nulis ini dari jam 11 sampai jam setengah 1 malam hahaha.

mungkin ada tahapan-tahapan tertentu yang saya lupa. namun ini hanyalah tahapan pada umumnya. ketika bekerja di perusahaan tertentu mungkin tahapannya ada yang ditambahkan, ada pula yang dikurangkan atau disesuaikan dengan ketentuan perusahaan.

Update 1:

oh ya saya lupa ada yang namanya incoterms, itu adalah aturan tentang tanggung jawab pengiriman barang sampai ke tujuan ada di tangan siapa? bentuknya ada beberapa seperti FOB free on board yang kalau tidak salah tanggung jawab barang berpindah ke tangan penerima ketika barang sudah diserahkan atau dinaikkan ke sarana pengangkut seperti kapal. dan masih banyak lagi termasuk memindahkan risk ke pihak ketiga atau asuransi seperti CIF.

Terus soal kasus lead time biasanya menjadi perhatian yang sangat tinggi karena akan mempengaruhi waktu produksi yang berimbas pada kerugian. apalagi jika perusahaan menerapkan sistem just in time sehingga lead time menjadi sangat krusial. misalnya ada masalah pengiriman karena supplier lambat produksi atau karena terkena musibah seperti banjir.